In questo periodo dell’anno l’agenda degli uffici amministravi delle società di capitali è fitta di impegni relativi alla chiusura ed alla conseguente approvazione del bilancio 2017.
Per tutte le società che hanno l’ esercizio sociale coincidente con quello solare questo è un fondamentale momento di analisi economica, finanziaria e patrimoniale delle performance raggiunte. L’analisi viene pertanto formalizzata e consolidata dagli organi sociali e comunicata ai vari stakeholders interni ed esterni l’azienda.
Ma vediamo ora nel dettaglio quali sono le tempistiche di approvazione del bilancio. Quest’ultimo deve essere approvato ordinariamente entro il termine di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio; in sostanza entro la fine di aprile i soci di S.r.l., S.p.a. o S.a.p.a. devono approvare il bilancio relativo al 2017; nello specifico per il 2018 il termine ultimo cade il giorno Lunedì 30 aprile 2018.
Per particolari esigenze aziendali è possibile usufruire di un termine di approvazione dilatato a ben 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, ovvero entro il venturo Venerdì 29/06/2018. Le motivazioni che permettono l’approvazione nel termine lungo sono la redazione del bilancio consolidato ovvero quando lo richiedano particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto della società, ovvero ad esempio l’esistenza di sedi operative distaccate, anche all’estero, ciascuna dotata di propria autonomia gestionale e contabile, con conseguente necessità di consolidamento dei risultati; esistenza di cause di forza maggiore (ad esempio, calamità naturali, furti, incendi); partecipazione della società ad operazioni di ristrutturazione aziendale (ad esempio, fusione, scissione, conferimento, ecc.); esistenza di patrimoni separati; presenza, tra le immobilizzazioni finanziarie, di una partecipazione valutata con il metodo del patrimonio netto; cambiamento dei sistemi / programmi informatici per la rilevazione delle operazioni di gestione; recepimento, ai fini della redazione del bilancio, dei Principi contabili internazionali (IAS / IFRS); necessità di disporre, per le imprese edili, dell’approvazione degli stati di avanzamento lavori (SAL) da parte del committente.
Qualora il bilancio non venga approvato in prima convocazione entro i predetti termine può essere approvato in seconda convocazione anche oltre i termini di legge. Nello specifico l’art. 2369 c.c. prevede per le Spa che la seconda convocazione non possa essere riconvocata oltre 30 giorni; nelle Srl non si evince una specifica normativa ma si ritiene ammissibile la seconda convocazione se prevista nell’atto costitutivo.
Prima dell’approvazione dei soci, il bilancio deve trovare formale delibera anche dall’organo che lo redige, ovvero quello amministrativo della società composto solitamente da un Consiglio di Amministrazione o da un Amministratore Unico. In quest’ultimo caso essendo l’organo monocratico non si può parlare di una vera e propria approvazione ma di una sua formale predisposizione. La bozza di bilancio redatta dagli amministratori deve essere approvata o semplicemente predisposta (nel caso di amministratore unico) entro i 30 giorni precedenti all’assemblea dei soci di approvazione. Questo vuol dire che per l’approvazione ordinaria di fine aprile, il bilancio doveva essere approvato dagli amministratori entro lo scorso 31/03/2018. Questo è anche il termine ultimo per comunicare agli organi di controllo, se esistenti, il bilancio ed i suoi allegati. Tali organi sono il Collegio Sindacale o Sindaco Unico per il controllo di legittimità e la Società di Revisione o Revisore Legale per il controllo contabile (se non accorpate all’interno del Collegio Sindacale / Sindaco Unico)
A tutela dei soci, infine, la bozza del bilancio approvato deve essere disponibile presso la sede sociale almeno nei 15 giorni antecedenti all’approvazione dei soci per permettere agli stessi di prenderne visione in via anticipata e partecipare all’approvazione in maniera consapevole.
La chiusura del bilancio ingloba anche l’importante e complesso calcolo delle imposte le quali dovranno poi essere versate entro Lunedì 2 luglio 2018 o con maggiorazione dello 0,4% entro Lunedì 20 agosto 2018. Nel particolare caso di approvazione del bilancio oltre gli ordinari termini di 120 giorni il pagamento delle imposte deve avvenire entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di approvazione del bilancio, ovvero entro il trentesimo giorno successivo a tale data con una maggiorazione dello 0,40%. Quindi con approvazione del bilancio ad esempio il 14 giugno le imposte vanno pagate entro il 31 luglio 2018 ovvero entro il 30 agosto 2018 con la maggiorazione dello 0,4%.
L’importo delle imposte da pagare, in tutti i casi sopra esaminati, saranno rateizzabili spostando il pagamento fino a Venerdì 16 novembre 2018 (in sostanza 5 o 6 scadenza a seconda della data di pagamento della prima rata).